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OMG, ERP! Implementation Risks & Challenges You Hadn’t Thought About

企业资源规划 (ERP) 实施产品在提高公司生产力和效率、降低运营和劳动力成本、为所有部门提供单一事实来源以及增强客户体验方面充满了令人放心的承诺。《计算机周刊》研究显示，53% 的受访者认为 ERP 实施是投资的主要领域之一。但 ERP 是一项艰巨的任务。难怪它与特定的风险和挑战有关。但为什么55%到75%的项目都达不到目标，如何规避ERP实施的常见风险？我们的数字化转型专家为您提供有关如何将这些风险降至最低并应对新系统带来的挑战的实践指导。

实施 ERP 的选择挑战

请记住您的业务的特殊性以及您的组织至少在未来几年内需要哪些功能。清楚您的数字化战略、对系统的要求以及了解您当前和未来的业务目标将帮助您选择最适合公司的方案。您可以根据业务需求和可能性选择本地、云或混合企业资源规划解决方案。例如，组织的规模及其安全需求是选择 ERP 系统时要考虑的基本事项。

云ERP

托管在云中的解决方案看起来很有吸引力，因为您不必从一开始就在软件上花费大量资金，更不用说不需要硬件投资了。修补、管理和更新软件成为您的云提供商的业务。这就是为什么对于不想将资源冻结到服务器中并在用户数量和软件功能方面更喜欢灵活方法的组织而言，云是一个不错的选择。但是，如果您决定支持云 ERP 而不是内部部署的，它仍然需要一个专门的专家团队，他们了解您的云提供商的所有细微差别，并确切地知道如何优化您的云成本，以便您的预算不会受到意外费用的影响。
借助云 ERP，您的员工可以将注意力从管理 IT 转移到更有意义的任务上，例如创新和增长。
如果您选择可靠的云供应商或经过认证的云合作伙伴，让您的云解决方案走上正轨，云企业资源规划系统就足够安全。

本地ERP

根据 Panorama ERP 报告，46.9% 的受访者仍在使用本地软件。

ERP implementation

公司寻求这些类型的解决方案是因为：

企业需要最高级别的安全性。基于数据的业务具有非常严格的安全和数据存储要求。他们希望确保只有特定的员工群体才能访问专有信息。从这个角度来看，安装和维护本地 ERP 所花费的时间和资源无论如何都是您必须忍受的。
大型组织希望对系统不间断运行充满信心。在某些行业，例如医疗保健或金融业，信息必须 24/7 全天候可用。在这种情况下，现场和云解决方案之间的选择更倾向于前一种选择。

一方面，如果您的软件由可靠的云提供商托管，您不必自己处理停机、系统故障和自然灾害等技术后果。委派可以为您省去很多麻烦，但另一方面，如果云中发生了不好的事情，您所能做的就是拭目以待。使用您自己的服务器，责任全部由您承担，这是压倒性的，但也令人欣慰，因为您可以采取行动，而不仅仅是坐在那里。实施本地 ERP 的关键在于您应该有熟练的 IT 人员来安装、管理和升级系统，以使其顺利运行。

混合型 ERP

混合 ERP 结合了现场和云软件的功能，在两种解决方案之间切换时，既可以是目标阶段，也可以是过渡阶段。但是，后一种选择在开发和设置新流程方面的成本很高，并且可以在很长一段时间内使用中间解决方案。您可以保持基础不变，并通过一些基于云的集成来支持您的 ERP，例如与 CRM 的集成。这比尝试使用内部部署设施对内部部署资源规划进行现代化改造更合理，因为后者需要额外的硬件。如果您的公司需要实施现有系统无法支持的新业务流程（您更改产品或引入新产品配置），但需要实施流程的其他部分，例如客户，请尝试混合解决方案数据库，保持不变。

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由于从本地 ERP 迁移到云的成本很高，因此选择合适的技术承包商以确保满足您对系统的所有要求并且不会无休止地延长其实施，这一点很重要。

ERP三头龙：实施风险

企业资源规划解决方案可以在内部部署、在云端部署，也可以通过结合这两个选项来部署，但它们在实施过程中面临的风险在大多数情况下对于所有系统类型都是相同的。这些风险可以分为三组，即：组织风险、业务相关风险和技术风险。让我们更深入地研究它们中的每一个。

组织风险

改变公司的思维方式始终是任何转型中最困难的部分。流程和技术跟随人们的变化，而不是相反。您可以构建完美的技术解决方案，但如果被您的员工拒绝，他们将带领您的公司一事无成。

不明确的目标和不切实际的期望

企业资源规划并不是万能的。 100% 适应您的业务需求的自定义 ERP 无法取代基本的业务逻辑。如果您对新系统对您的业务的确切业务价值和结果没有清晰的认识，那么它就不会奏效。
如果您的系统采用或现代化目标未确定，您可能会犯很多 ERP 实施错误。例如，您可能会选择错误的供应商或实施合作伙伴，或者采用不适当的实施方法。

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缺乏变革(Change)管理

ERP 实施还有另一个严重的组织风险，与员工的愿望有关，或者更确切地说，是不愿意吸收相关的变化。自然地，员工更愿意留在习惯系统中——人们不明白为什么要更换或改进没有损坏的东西。
因此，除了使项目目标与组织的全球业务战略保持一致并通过实施过程对其进行审查外，决策者还必须向员工解释系统实施或现代化的价值。
说服您的员工相信新的或现代化的系统将简化他们的日常任务：

随着项目的进展，通知您的员工有关新奇事物和里程碑的信息，并建立可靠的反馈渠道。通过这样做，您将能够将 ERP 项目的反对者变成其最强有力的拥护者。
让您的员工有机会在最终实施之前测试系统。让他们习惯该系统并了解切换到新解决方案并不像最初看起来那样不方便。这种方法还可以帮助您在早期阶段发现 ERP 实施错误。
组织有关系统和流程的技能再培训和基于角色的培训。这样，您将确保最终用户可以在新环境中有效地工作并维持已实施的更改。

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业务相关风险

ERP 实施的这些风险源于组织的误解，并导致代价高昂的业务后果。把它们记下来，这样你就不会重复国家电网的故事了其现金流所必需的。

误导性成本分析

总拥有成本 (TCO) 不等于系统的购买价格。提前进行彻底的 TCO 分析，不要对总体支出感到震惊。不要忽视：

测试。将未经测试的软件投入生产，然后在已经实施的系统中修复问题，比在整个软件开发生命周期中测试它并在出现问题时处理问题更昂贵。
员工培训。您的员工在 ERP 实施的第一天就能轻松接受新系统的概率接近于零。这就是为什么你不应该吝啬你的训练预算。
ERP定制。您根据业务需求调整开箱即用系统越多，维护和支持方面的成本就越高。 Panorama 显示只有 62% 的组织在预算内或预算内完成了 ERP 实施项目。其他人的平均超支率为 66%。

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过度定制

过度定制是企业和中型组织实施 ERP 的常见风险。它会严重推迟系统的上线日期并增加其维护成本。
只要定制只关注对您的业务成功至关重要的领域，并且不会导致您的系统过度复杂，定制化就很棒。对于制造商来说，这样的领域可能是库存管理，它允许跟踪进一步工作所需的原材料：货架上有哪些，它们可以多快交付给制造商，以及请求新材料需要多长时间供应？

违反法规遵从

您的数据可能与法规遵从性不一致。例如，某些法规可能禁止存储有关客户性别的数据。在这种情况下，您将失去一些营销机会，例如向客户发送有针对性的信件的可能性。
如果系统在 ERP 实施的早期阶段不符合所有必需的法律和义务，就像 Woolworths 发生的那样，您将不得不以巨大的成本改进系统。该公司六年来一直没有正确记录其数据，因此没有机会验证数据是否符合规定。最初是一个有希望的 2 亿美元的 ERP 实施，几年后以巨大的失败告终，由于不遵守法律法规以及其他与业务相关的技术问题，该公司损失了超过 7.66 亿美元。

技术风险

除了 ERP 实施的运营和业务相关风险外，您还应该注意项目的技术部分。不要忘记正确组织数据迁移过程，留出足够的时间进行系统测试，注意安全性，并确保您有专家来维护新的解决方案。

数据迁移问题

数据迁移是 ERP 实施过程中需要考虑的关键事项之一。当存储在源系统中的数据由结构化和非结构化信息表示时，通常会出现问题。如果您从源文档传输非结构化数据，则在导出到 ERP 软件之前，需要对这些信息进行额外的处理和验证以确保准确性和真实性。而且您必须执行的操作越多，系统的维护成本就越高。
有时信息无法以相同的格式传输到新的 ERP，因为它不属于任何类别。在这种情况下，数据丢失的风险会增加。为了缓解这种情况，您应该提前考虑新系统所需的数据类别以及您实际拥有的数据类别。这就是为什么在企业软件开发方面与经验丰富的合作伙伴合作对于以前没有遇到过 ERP 系统的构建或现代化的企业至关重要。

破坏数据质量的另一个因素是来自多个来源的重复数据，这是一个严重的生产力杀手，也是潜在的不准确报告和错误业务决策的原因。如果您一直在使用不同的CRM来完成公司范围内的任务和销售部门，并且在ERP实施之前没有解决这个问题，您的客户信息可能会两次传输到新系统中，严重影响销售的准确性和营销分析。

在预生产阶段缺乏测试

测试有助于掌握系统工作流程和技术细节的脉搏，以免发生意外，并确保系统设置符合贵公司的需求。当 QA 工程师深入研究您的业务流程并提出相关测试时，就会发生良好的测试。对于销售商品的组织，测试团队可以检查如果客户取回产品，系统会做什么，或者如果将购买的产品退回到存储 A 而不是存储 B 等，系统会如何反应等。

安全控制不佳

关于实施 ERP 的安全挑战的主要观点是职责分离应该是用户访问的核心。这种方法降低了由于员工的无知而导致数据泄露的可能性，因此需要进行昂贵的系统重新设计。此外，将强身份验证规则设置为弱身份验证可能会导致开放的网络共享，从而导致数据泄露，这可能会使您蒙受金钱和声誉损失方面的损失。

缺乏技能

正如人成为 ERP 实施的首要关注点一样，他们也是开发过程的基石。如果您不确定您的内部技术团队的技术掌握情况，那么值得联系一家经验丰富的 ERP 软件公司。与在类似项目中拥有丰富专业知识的业务分析师和开发人员合作，可以避免浪费时间弄清楚系统的具体细节的风险。此外，还要考虑供应商公司的员工流动率。被替换的人越多，专业知识消失的越多。这就是为什么至少关键团队成员应该留下来指导其他人应对实施 ERP 的挑战。即使新专家与前团队成员具有相同水平的专业知识，也需要时间来理清系统为何如此运作。

专家要避免的 ERP 实施错误

快速完成转型的愿望是可以理解的——组织希望更快地从新解决方案中受益。但仓促会导致目光短浅，进而导致 ERP 实施中的三个常见错误：

决策者无法证明变革对员工的价值。它始终是推动 ERP 实施的商业理念。但是，如果 C-Suites 和其他员工之间没有达成协议，那么您就有可能获得一个不可行的解决方案。这就是为什么与所有部门的利益相关者讨论未来的 ERP 对于成功实现这一转型至关重要。
希望将系统直接投入生产。在 ERP 启动之前，您的员工应该有机会熟悉该系统并提供有关它的反馈。方便吗？它的某些部分可以用另一种方式设计吗？使用团队的集体脑力可以在未来为您节省时间和金钱。
系统无法扩展和改变。您的业务流程和输入数据可能会发生变化，您的系统也应该如此。如果您在项目开始时没有为更改做好准备，那么在预生产阶段重建它将会有更大的问题和成本。

ERP顾问的前3个问题

为了最大限度地减少 ERP 实施挑战的数量，请向您的供应商询问以下问题：

能否提供源代码，是否包含在ERP开发的价格中？通过拥有系统的完整源代码，您将不再依赖最初为您提供软件的供应商。
ERP系统是用什么编程语言编写的？这里可能有两个问题：第一个是语言开发人员或 ERP 系统本身不再支持的过时语言。另一个问题是专门为 ERP 系统开发的语言，因此很难找到替代程序员，而且开发的解决方案可能与您的软件不兼容。
技术支持是如何组织的？选择定制 ERP 开发，即使在系统实施后，您也可以作为维护和支持服务的一部分与项目团队保持联系。同时，使用现成的解决方案，您可能会经历从一个操作员到另一个操作员的地狱循环，并多次向与 ERP 开发无关的人解释问题的本质。